4 jenis surat dari SPP yang wajib guru simpan, ini senarainya!
Segala dokumen penting membabitkan kerjaya sebagai guru, wajib disimpan untuk kegunaan pada masa akan datang.
Dokumen penting terutamanya surat dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran (SPP) perlu dijaga dan disimpan di tempat selamat biarpun cikgu tersebut sudah pun bersara daripada dunia pendidikan.
Hari ini, Sinar Bestari senaraikan empat dokumen yang wajib dihimpun dan mesti dimasukkan ke dalam fail peribadi masing-masing.
Empat dokumen tersebut terdiri daripada Surat Tawaran Pelantikan Tetap sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan; Surat Pengesahan Pelantikan; Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Surat Pemberian Taraf Berpencen.
Setiap surat tersebut perlu dijaga sebaik mungkin kerana setiap kali urusan kenaikan pangkat atau gred secara Time-Based Berasaskan Kecemerlangan (TBBK), kesemua surat-surat itu akan diminta sebagai rujukan.
Apakah definisi empat surat SPP itu?
Jom kami kongsikan secara mendalam menerusi info di bawah.
1) Surat Tawaran Pelantikan
Surat ini merupakan surat yang telah dihantar oleh SPP dan anda boleh melihatnya menerusi kepala surat yang ada pada dokumen tersebut. Kebiasaannya bagi mereka yang baru menerima penempatan akan diberikan Surat Tawaran Pelantikan pada hari pertama ‘posting’.
2) Surat Pengesahan Pelantikan
Surat ini juga merupakan surat oleh SPP yang akan dihantar ke sekolah tempat kita bertugas. Ia diberikan setelah SPP menerima dokumen-dokumen yang telah disenaraikan di dalam Surat Tawaran Pelantikan.
3) Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Surat ini merupakan surat yang ditunggu-tunggu oleh guru baharu kerana selagi tidak menerima surat ini, mereka tidak boleh ‘duduk diam’. Kelewatan menerima surat berkenaan akan menjejaskan proses-proses lain sehinggakan cikgu tersebut terpaksa melanjutkan lagi tempoh percubaan.
Bagi guru yang tiada masalah, mereka akan mendapat pengesahan lantikan seawal setahun (mengikut tarikh lantikan pada surat).
4) Surat Pemberian Taraf Berpencen
Surat ini juga dari SPP yang mana menerangkan pilihan yang telah anda pilih sama ada memilih Skim Pencen atau Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP).
Sekiranya cikgu memilih Skim Pencen, maka surat tersebut akan digunakan kerani untuk membuat pemberhentian pemotongan KWSP dan cikgu juga perlu membuat pengeluaran KWSP.
Sementara itu, para guru digalakkan menyimpan segala dokumen dalam fail yang berasingan
1) Fail peribadi anda: Original
2) Fail peribadi di pejabat: Salinan
3) Simpanan secara dalam talian seperti Google Drive: Scan dan Save di Google Drive.
Kenapa perlu menyimpannya secara dalam talian?
Penyimpanan sebegini merupakan salah satu cara untuk warga pendidik menjaganya dengan selamat.
Jika berlaku kes kehilangan dokumen, bencana alam seperti banjir, kebakaran atau sebagainya, sekurang-kurangnya cikgu mempunyai simpanan ‘backup’. Cuma yang perlu anda ingat adalah kata laluan bagi membuka e-mel masing-masing.
Akhir sekali, diharapkan segala info dan maklumat yang diberikan dapat membantu guru-guru berhubung penyimpanan dokumen penting sepanjang menjadi pendidik
Ikuti juga Sinar Bestari di: Facebook | Instagram | Twitter | YouTube | TikTok
