Panduan menghasilkan minit mesyuarat yang tepat dan lengkap
Ketika mesyuarat sekolah berlangsung, seorang guru akan ditugaskan untuk mencatat segala minit mesyuarat tersebut.
Maklumat penting seperti tajuk, tarikh, agenda mesyuarat, kehadiran dan sebagainya akan direkod oleh cikgu berkaitan untuk dijadikan rekod.
Bagaimanapun, ada sesetengah guru yang mungkin tidak mahir dan memerlukan pencerahan bagaimana menghasilkan minit mesyuarat yang tepat dan lengkap.
Di sini, Sinar Bestari sertakan sedikit panduan untuk para guru jadikan rujukan.
Panduan yang disediakan portal Sistem Guru Online itu diharapkan dapat membantu warga pendidik dalam menyiapkan tugasan yang diberikan.
*****
Minit Mesyuarat atau Minutes of Meeting (MoM) merupakan satu rekod pembentangan wajib untuk sesebuah mesyuarat.
Ia amat penting sebagai panduan kepada semua pihak seperti guru, staf atau pekerja mahupun individu luar yang hadir atau tidak bagi mengetahui hasil perbincangan mesyuarat tersebut.
Sekiranya matlamat asal mesyuarat tersebut berjaya dicapai, maka ia dianggap berjaya dan dapat memberi manfaat kepada semua ahli.
Setiap perkara atau hal terperinci yang dibincangkan di dalam mesyuarat perlu direkod dan diberikan kepada semua ahli untuk langkah selanjutnya.
Minit Mesyuarat
Untuk menghasilkan format minit mesyuarat yang kemas dan teratur, haruslah mempunyai fakta yang tepat, penulisan yang padat dan jelas.
Individu yang bertanggungjawab menulis minit mesyuarat selalunya adalah Setiausaha Mesyuarat atau Urusetia Mesyuarat.
Rekod atau laporan ini penting sebagai sumber rujukan bagi memastikan kelancaran sesuatu mesyuarat itu.
Setiap perkara yang dicatat di dalam minit mesyuarat merupakan hasil keputusan yang telah dibincangkan.
Pihak berkaitan seperti Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) atau Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) kebiasaannya akan menghantar wakil pegawai untuk memantau keadaan sekolah dari semasa ke semasa.
Oleh itu, dengan wujudnya minit mesyuarat ini, pihak berkaitan dapat meneliti dan mengetahui program-program yang telah dijalankan di sekolah anda.
Cara menulis minit mesyuarat yang berkualiti dan teratur
Dalam menghasilkan minit mesyuarat yang kemas, teratur dan berkualiti, beberapa langkah penting perlu dilakukan mengikut urutan.
1) Tajuk minit mesyuarat
Tajuk mesyuarat yang akan diadakan pada hari tersebut hendaklah ditulis pada bahagian atas sekali. Setiap pangkal perkataan mestilah huruf besar sebagai contoh ‘Minit Mesyuarat Panitia Sains Kali Ketiga 2021’.
2) Bil/Tahun
Bilangan adalah merujuk kepada mesyuarat tersebut telah diadakan untuk kali ke berapa pada tahun itu. Contoh format penulisannya ialah 08/2020.
3) Tarikh
Tarikh merupakan perkara wajib ditulis untuk sesuatu minit mesyuarat. Penulis minit kebiasaannya adalah Setiausaha dan beliau boleh menggunakan mana sahaja format penulisan tarikh seperti :-
08 Ogos 2020
08/08/2020
08.08.2020
4) Masa
Masa adalah tempoh mesyuarat diadakan dari mula sehingga ia berakhir. Sebagai contoh, 8 pagi - 10 pagi.
5) Tempat
Tempat di mana mesyuarat diadakan selalunya akan ditentukan oleh urusetia mesyuarat. Oleh itu, Penulis Minit atau Setiausaha perlu menulis lokasi di mana mesyuarat diadakan seperti Bilik Mesyuarat A, Dewan Seminar B dan sebagainya.
6) Kehadiran
Menyenaraikan nama kesemua ahli mesyuarat mengikut kedudukan jawatan bermula dengan Pengerusi Mesyuarat.
Menyenaraikan nama urusetia yang terlibat dalam menyusun atur mesyuarat.
Menulis nama pegawai atau individu luar yang diundang khas untuk menghadiri mesyuarat.
Menyenaraikan nama ahli-ahli mesyuarat yang tidak hadir bersebab.
Menyenaraikan nama ahli-ahli mesyuarat yang tidak hadir tanpa sebab.
7) Agenda mesyuarat
Pendahuluan atau Perutusan Pengerusi
Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
Isu-isu berbangkit
Pembentangan kertas kerja, pelan, laporan bulanan
Perkara-perkara lain
Penutup
Diharapkan agar perkongsian ini dapat memberikan manfaat dan info yang berguna kepada semua dalam menghasilkan minit mesyuarat yang berkualiti dan teratur.
Namun begitu, diingatkan bahawa setiap negeri mempunyai format berbeza seperti yang telah ditetapkan oleh pihak atasan mengikut negeri.
Artikel berkaitan
5 tip pemakaian guru yang sesuai dipakai ke sekolah
Jurulatih Lili Murnni kongsi tip jadi atlet bola jaring berjaya
Mahasiswa Universiti Islam Madinah, Arab Saudi kongsi 6 tip sambung belajar di luar negara
